AgendoScenáre z praxe
Bežné situácie na obecnom a mestskom úrade aj na úradoch, ktoré konajú cez slovensko.sk. Každý scenár ukazuje, ako to vyzerá dnes a ako s Agendom.
Úrad s jedným až troma pracovníkmi, ktorý robí všetko od podateľne po rozhlas.
Dnes: Občan zavolá na úrad, ak niekoho zastihne. Hlásenie skončí na papieri a nikto nevie, či sa rieši.
V aplikácii obce ťukne na Nahlásiť problém, odfotí lampu a poloha sa doplní sama. Bez prihlásenia, stačí overiť e-mail.
Hlásenie príde do administrácie aj s fotkou a miestom na mape. Pracovníčka ho pridelí tomu, kto opravu zariadi.
Keď úrad hlásenie označí ako vybavené, občan dostane e-mail. Nemusí sa nikoho pýtať.
Dnes: Občan príde na úrad v úradných hodinách, vyplní tlačivo a pracovníčka ho ručne zapíše do registratúry.
Prihlási sa na portáli obce alebo v aplikácii, vyplní formulár a priloží fotku očkovacieho preukazu.
Podanie sa samo zaeviduje v registratúre a dostane číslo spisu. Ak chýba príloha, úrad si ju vyžiada jedným klikom.
Občan vidí v Moje podania každý krok: prijaté, zaevidované, vybavuje sa, vybavené.
Dnes: Objednávky sa zbierajú telefonicky a do zošita. Termíny sa prekrývajú a občan nevie, kedy kontajner príde.
Vyplní krátky formulár: adresa, druh odpadu, želaný termín.
Vidí všetky objednávky na jednom mieste, potvrdí termín pristavenia a zmení stav objednávky.
Občan dostane potvrdenie s termínom e-mailom a vidí ho aj v portáli.
Dnes: Hlásenie zaznie raz z rozhlasu. Kto bol v práci alebo ho nepočul, nedozvie sa to.
Napíše hlásenie raz v administrácii.
Hlásenie sa zobrazí v aplikácii obce aj na portáli, kedykoľvek si ho môže prečítať znova.
Informácia sa dostane aj k ľuďom, ktorí rozhlas nepočujú, a úrad nemusí odpovedať na rovnaké otázky po telefóne.
Dnes: Harmonogram visí na nástenke a vo vrecúšku pri dverách. Občania volajú na úrad, keď ho stratia.
Zadá harmonogram odvozu odpadu do administrácie raz na celý rok.
V aplikácii vidí kalendár odvozu a deň vopred dostane pripomienku.
Menej zabudnutých smetí pred domom a menej telefonátov na úrad.
Dnes: Občan musí prísť osobne, alebo hľadá na slovensko.sk všeobecný formulár, ktorý úradu nič nepovie.
Vyplní elektronický formulár obce a podpíše ho kvalifikovaným elektronickým podpisom.
Podanie príde cez ÚPVS ako štruktúrovaný eForm, zaeviduje sa v registratúre a pracovníčka ho vidí v administrácii.
Úradná vec vybavená bez cesty na úrad, so všetkým, čo zákon vyžaduje.
Viac oddelení, viac agend a viac podnetov. Podanie musí rovno nájsť toho, kto ho vybaví.
Dnes: Podnet príde e-mailom do podateľne. Odtiaľ putuje cez dve oddelenia, kým sa dostane k tomu, kto ho má riešiť, a občan medzitým nevie nič.
V aplikácii mesta vyberie Cesty a chodníky, odfotí výtlk a poloha sa doplní sama.
Podnet sa podľa druhu pridelí rovno oddeleniu, ktoré cesty spravuje. Vedúci ho pridelí konkrétnemu pracovníkovi.
Občan dostane e-mail pri každej zmene stavu. Vedenie mesta vidí, koľko podnetov je otvorených a na ktorom oddelení.
Dnes: Podnikateľ príde s tlačivom a náčrtom na úrad, referent prepisuje údaje a výsledok mu posiela poštou.
Prihlási sa, vyplní adresu, plochu a obdobie záberu a priloží náčrt terasy.
Žiadosť sa zaeviduje v registratúre a príde na oddelenie, ktoré zábery vybavuje. Ak chýba podklad, referent si ho vyžiada v podaní.
Firma dostane odpoveď do elektronickej schránky na slovensko.sk a stav vidí aj na portáli mesta.
Dnes: Pred uzávierkou sa na podateľni hromadia obálky. Úplnosť žiadostí sa kontroluje ručne a chýbajúce doklady sa vyžadujú telefonicky.
Vyplní formulár, ktorý nepustí ďalej bez povinných údajov, a priloží rozpočet projektu a doklady.
Všetky žiadosti sú v jednom zozname aj s prílohami. Referent vidí, čo chýba, a doplnenie si vyžiada priamo v podaní.
Komisia dostane úplné žiadosti v jednom formáte a žiadateľ vie, v akom stave je jeho žiadosť.
Dnes: Obyvateľ čaká v rade v klientskom centre s osvedčením o evidencii vozidla. Každý rok znova.
Prihlási sa cez eID, vyplní evidenčné číslo vozidla a priloží osvedčenie o evidencii.
Žiadosť príde pracovníkovi, ktorý karty vydáva. Údaje nemusí prepisovať, má ich v podaní.
Obyvateľ dostane e-mail, keď je karta vybavená. Do klientskeho centra nemusí.
Úradné konanie cez slovensko.sk od prihlásenia cez eID po doručenku v spise.
Dnes: Žiadateľ stiahne PDF, vytlačí ho, podpíše a pošle poštou. Alebo použije všeobecné podanie na slovensko.sk, z ktorého úrad musí údaje vyčítať ručne.
Prihlási sa cez eID na portáli úradu a zvolí, že koná za svoju firmu.
Formulár predvyplní z overenej identity. Žiadateľ vypĺňa len to, čo sa týka veci, a podanie podpíše.
Podanie príde do schránky úradu ako štruktúrovaný formulár a žiadateľ ho nájde aj vo svojej odoslanej pošte na slovensko.sk.
Dnes: Pracovník podateľne pravidelne otvára schránku na slovensko.sk, sťahuje prílohy, overuje podpis a podanie prepisuje do registratúry.
Správa príde do elektronickej schránky úradu, či ju občan poslal z portálu úradu, alebo priamo zo slovensko.sk.
Správu prevezme, overí podpisy, doplní časovú pečiatku, zaeviduje ju v registratúre a zaradí do priečinka agendy.
Referent má podanie v administrácii s číslom spisu, prílohami a čitateľným PDF. Nič neprepisuje.
Dnes: Referent podanie vytlačí, napíše sprievodný list, pošle ho poštou na príslušný úrad a ďalším listom upovedomí žiadateľa.
Pri podaní zvolí Postúpiť a vyberie príslušný orgán.
Podanie postúpi do schránky príslušného úradu so sprievodným formulárom a žiadateľovi pošle nezáväznú informáciu.
Postúpenie aj upovedomenie sú v spise. Bez tlače a bez pošty.
Dnes: Rozhodnutie sa vytlačí, podpíše, vloží do obálky s doručenkou a pošle doporučene. Úrad týždne čaká na návratku.
Oprávnený zamestnanec rozhodnutie podpíše, alebo ho úrad opatrí kvalifikovanou elektronickou pečaťou. Vždy s časovou pečiatkou.
Overí, či má adresát schránku aktivovanú na doručovanie, a rozhodnutie mu do nej doručí.
Elektronická doručenka a stav doručenia sa samy uložia k spisu. Úrad vie, odkedy plynú lehoty.
Dnes: Pre každého takého adresáta úrad tlačí, obáľkuje a nosí listy na poštu. Návratky potom ručne páruje so spismi.
Odošle rozhodnutie rovnako ako každé iné. Nemusí riešiť, kto má schránku a kto nie.
Kto má schránku aktivovanú, dostane dokument elektronicky. Ostatným ho odošle listinne cez centrálne úradné doručovanie.
Úrad netlačí ani neobáľkuje a stav doručenia vidí pri spise pri elektronickom aj listinnom doručení.
Dnes: Dokument sa vyvesí na tabuľu, zvlášť sa nahrá na web a zvlášť na Centrálnu úradnú elektronickú tabuľu. Dátum zvesenia si niekto stráži v kalendári.
Vloží dokument raz a určí, odkedy dokedy má byť zverejnený.
Zverejní ho na úradnej tabuli na webe, v mobilnej aplikácii aj na Centrálnej úradnej elektronickej tabuli a sleduje stav zverejnenia.
Úrad vie preukázať, kedy bol dokument zverejnený, aj pri doručovaní verejnou vyhláškou.
Dnes: Žiadateľ čaká na pokyn na úhradu, platí na úrade alebo prevodom a referent ručne dohľadáva, či peniaze prišli.
Po odoslaní podania dostane pokyn na úhradu so všetkými údajmi na platbu.
Pokyn vytvorí v module elektronických platieb. Keď úrad platbu na svoj účet prijme, Agendo úhradu nahlási.
Referent vidí pri podaní, že poplatok je zaplatený, a môže konať.
Dnes: Výzva odíde poštou. Odpoveď príde inou cestou a podateľňa hľadá, ku ktorému spisu patrí.
V podaní klikne na Vyžiadať doplnenie a napíše, čo chýba.
Výzvu doručí do schránky žiadateľa a pošle mu upozornenie kanálom, ktorý si nastavil.
Doplnenie sa priradí k pôvodnému spisu. Referent ho nájde tam, kde podanie rieši.
Formulár je v Agende popis polí a pravidiel, nie programový kód. Nový formulár pre vašu agendu preto pripravíme rýchlo a texty si úrad upraví sám.
