AgendoPre úrady a OVM

Od eID po doručenku v spise

Prihlásenie cez eID, formuláre eForm, schránka úradu, elektronické aj listinné doručovanie, pečať, CUET a poplatky v jednom systéme. Pre samosprávne kraje, úrady a ďalšie orgány verejnej moci.

Dohodnúť ukážku +421 918 161 016

Agendo nie je len pre obce

Každý orgán verejnej moci prijíma podania, vedie spisy a doručuje rozhodnutia. Agendo mu na to dá formuláre, schránku a registratúru prepojené so slovensko.sk.

Úrad sa nemusí pripájať na štátne systémy sám. Nerieši VPN, technický účet ani certifikáty. Pripojenie na ÚPVS je súčasťou Agenda a pracovníci ho používajú v tej istej administrácii ako ostatné podania.

Pre koho je Agendo vhodné

  • samosprávne kraje a ich úrady
  • štátne úrady a inštitúcie, ktoré prijímajú podania
  • rozpočtové a príspevkové organizácie obcí, miest a krajov
  • školy a zariadenia sociálnych služieb, ktoré vybavujú žiadosti a prihlášky
  • profesijné komory a ďalšie orgány verejnej moci

Celá cesta úradnej veci v jednom systéme

Od chvíle, keď sa žiadateľ prihlási, až po doručenku v spise a uloženie záznamu. Bez sťahovania príloh zo schránky, prepisovania do registratúry a tlačenia obálok.

Ruka s občianskym preukazom s čipom pri notebooku s čítačkou kariet

  1. Prihlásenie cez eIDIAM

    Občan aj podnikateľ sa prihlási cez slovensko.sk. Formulár sa predvyplní z overenej identity a podať môže za seba aj za firmu, ktorú zastupuje. Podanie sa mu zapíše aj do odoslanej pošty na slovensko.sk.

  2. Elektronické formuláreeForm

    Vzory formulárov úradu zaregistrujeme v module eForm podľa vyhlášky č. 78/2020 Z. z. Agendo samo kontroluje, či je formulár aktuálny, a podanie uloží do registratúry aj ako čitateľné PDF.

  3. Podpisy a pečať úraduCEP

    Pri prijatí Agendo overí podpisy a doplní časovú pečiatku, ak chýba. Odchádzajúce dokumenty podpíše oprávnený zamestnanec alebo ich opatrí kvalifikovanou elektronickou pečaťou úradu.

  4. Elektronická schránkaeDesk

    Správy zo schránky úradu Agendo preberá samo a triedi ich do priečinkov podľa agend. Z administrácie úrad odpovedá, posiela nezáväzné informácie a postupuje podania, na ktoré nie je príslušný.

  5. Registratúra a uchovávanieMDURZ

    Každé prijaté aj odoslané podanie sa zaeviduje v registratúre. Záznamy, ktoré treba uchovať dlhodobo, Agendo odovzdá do modulu dlhodobého uchovávania ÚPVS.

  6. Elektronické doručovaniedoručenka

    Pred odoslaním Agendo overí, či má adresát schránku aktivovanú na doručovanie. Doručenka a stav doručenia sa samy uložia k spisu. Doručenky na dokumentoch, ktoré úrad prijme, Agendo potvrdí za úrad.

  7. Listinné doručovanieCÚD

    Adresátovi bez elektronickej schránky odíde dokument listinne cez centrálne úradné doručovanie. Úrad netlačí, neobáľkuje a nenosí listy na poštu.

  8. Úradná tabuľaCUET

    Dokument sa zverejní na Centrálnej úradnej elektronickej tabuli, dá sa zmeniť a Agendo sleduje stav zverejnenia. Takto sa doručuje aj verejnou vyhláškou.

  9. PoplatkyMEP

    K spoplatnenému podaniu Agendo vytvorí pokyn na úhradu. Keď úrad platbu na svoj účet prijme, Agendo úhradu nahlási a referent vidí, že je zaplatené.

  10. NotifikácieCNM

    Adresát dostane upozornenie na novú správu kanálom, ktorý si nastavil na slovensko.sk, alebo e-mailom, SMS či notifikáciou v mobile.

Ako to vyzerá na úrade

Osem situácií, ktoré rieši každý orgán verejnej moci. Dnes často na papieri, s Agendom elektronicky.

Všetky scenáre

Konateľ podáva žiadosť za firmu s prihlásením cez eID

eID a ÚPVS

Dnes: Žiadateľ stiahne PDF, vytlačí ho, podpíše a pošle poštou. Alebo použije všeobecné podanie na slovensko.sk, z ktorého úrad musí údaje vyčítať ručne.

  1. Žiadateľ

    Prihlási sa cez eID na portáli úradu a zvolí, že koná za svoju firmu.

  2. Agendo

    Formulár predvyplní z overenej identity. Žiadateľ vypĺňa len to, čo sa týka veci, a podanie podpíše.

  3. Výsledok

    Podanie príde do schránky úradu ako štruktúrovaný formulár a žiadateľ ho nájde aj vo svojej odoslanej pošte na slovensko.sk.

Podanie prišlo priamo cez slovensko.sk

Elektronická schránka

Dnes: Pracovník podateľne pravidelne otvára schránku na slovensko.sk, sťahuje prílohy, overuje podpis a podanie prepisuje do registratúry.

  1. ÚPVS

    Správa príde do elektronickej schránky úradu, či ju občan poslal z portálu úradu, alebo priamo zo slovensko.sk.

  2. Agendo

    Správu prevezme, overí podpisy, doplní časovú pečiatku, zaeviduje ju v registratúre a zaradí do priečinka agendy.

  3. Výsledok

    Referent má podanie v administrácii s číslom spisu, prílohami a čitateľným PDF. Nič neprepisuje.

Podanie prišlo na úrad, ktorý nie je príslušný

Elektronická schránka

Dnes: Referent podanie vytlačí, napíše sprievodný list, pošle ho poštou na príslušný úrad a ďalším listom upovedomí žiadateľa.

  1. Úrad

    Pri podaní zvolí Postúpiť a vyberie príslušný orgán.

  2. Agendo

    Podanie postúpi do schránky príslušného úradu so sprievodným formulárom a žiadateľovi pošle nezáväznú informáciu.

  3. Výsledok

    Postúpenie aj upovedomenie sú v spise. Bez tlače a bez pošty.

Rozhodnutie doručené do elektronickej schránky

Elektronické doručovanie

Dnes: Rozhodnutie sa vytlačí, podpíše, vloží do obálky s doručenkou a pošle doporučene. Úrad týždne čaká na návratku.

  1. Úrad

    Oprávnený zamestnanec rozhodnutie podpíše, alebo ho úrad opatrí kvalifikovanou elektronickou pečaťou. Vždy s časovou pečiatkou.

  2. Agendo

    Overí, či má adresát schránku aktivovanú na doručovanie, a rozhodnutie mu do nej doručí.

  3. Výsledok

    Elektronická doručenka a stav doručenia sa samy uložia k spisu. Úrad vie, odkedy plynú lehoty.

Adresát nemá schránku aktivovanú na doručovanie

Centrálne úradné doručovanie

Dnes: Pre každého takého adresáta úrad tlačí, obáľkuje a nosí listy na poštu. Návratky potom ručne páruje so spismi.

  1. Úrad

    Odošle rozhodnutie rovnako ako každé iné. Nemusí riešiť, kto má schránku a kto nie.

  2. Agendo

    Kto má schránku aktivovanú, dostane dokument elektronicky. Ostatným ho odošle listinne cez centrálne úradné doručovanie.

  3. Výsledok

    Úrad netlačí ani neobáľkuje a stav doručenia vidí pri spise pri elektronickom aj listinnom doručení.

Verejná vyhláška na úradnej tabuli aj na CUET

CUET

Dnes: Dokument sa vyvesí na tabuľu, zvlášť sa nahrá na web a zvlášť na Centrálnu úradnú elektronickú tabuľu. Dátum zvesenia si niekto stráži v kalendári.

  1. Úrad

    Vloží dokument raz a určí, odkedy dokedy má byť zverejnený.

  2. Agendo

    Zverejní ho na úradnej tabuli na webe, v mobilnej aplikácii aj na Centrálnej úradnej elektronickej tabuli a sleduje stav zverejnenia.

  3. Výsledok

    Úrad vie preukázať, kedy bol dokument zverejnený, aj pri doručovaní verejnou vyhláškou.

Žiadosť, za ktorú sa platí správny poplatok

Poplatky cez MEP

Dnes: Žiadateľ čaká na pokyn na úhradu, platí na úrade alebo prevodom a referent ručne dohľadáva, či peniaze prišli.

  1. Žiadateľ

    Po odoslaní podania dostane pokyn na úhradu so všetkými údajmi na platbu.

  2. Agendo

    Pokyn vytvorí v module elektronických platieb. Keď úrad platbu na svoj účet prijme, Agendo úhradu nahlási.

  3. Výsledok

    Referent vidí pri podaní, že poplatok je zaplatený, a môže konať.

Úrad vyzve žiadateľa na doplnenie podania

Elektronické doručovanie

Dnes: Výzva odíde poštou. Odpoveď príde inou cestou a podateľňa hľadá, ku ktorému spisu patrí.

  1. Úrad

    V podaní klikne na Vyžiadať doplnenie a napíše, čo chýba.

  2. Agendo

    Výzvu doručí do schránky žiadateľa a pošle mu upozornenie kanálom, ktorý si nastavil.

  3. Výsledok

    Doplnenie sa priradí k pôvodnému spisu. Referent ho nájde tam, kde podanie rieši.

Schránka úradu tam, kde sa vybavujú podania

Prijaté aj odoslané správy, doručenky a zverejnené dokumenty vidí referent pri podaní, ku ktorému patria. Nemusí sa prihlasovať na slovensko.sk a hľadať, čo prišlo.

  • prijaté správy sa samy zaevidujú a dostanú číslo spisu
  • pri odoslaní Agendo overí, či má adresát schránku aktivovanú na doručovanie, a ak nie, pošle dokument listinne cez CÚD
  • podania, na ktoré úrad nie je príslušný, postúpi jedným krokom
  • doručenka sa uloží k spisu aj s dátumom doručenia
  • každý krok je v zázname činností

Čo ešte úrad dostane

Úrady majú viac agend, viac ľudí a prísnejšie požiadavky. Agendo s tým počíta od začiatku.

Pracoviská a roly

Podania sa prideľujú podľa pracovísk a agend. Každý pracovník vidí len to, na čo má oprávnenie.

Formuláre pre vaše agendy

Formuláre pripravíme podľa vašich konaní vo formáte eForm, s kontrolou povinných údajov a príloh.

Záznam činností

Každá zmena v podaní aj každá odoslaná správa je zapísaná. Vždy je jasné, kto a kedy s vecou pracoval.

API pre vaše systémy

Agendový systém, ekonomika alebo vlastný web sa pripoja cez API popísané v štandarde OpenAPI. Prístupový token dostanete na požiadanie.

Vlastná inštancia úradu

Každý úrad má vlastnú izolovanú inštanciu na samostatnom serveri s oddelenou databázou a úložiskom dokumentov.

ID-SK a prístupnosť

Formuláre a portál pre žiadateľa v dizajne ID-SK a podľa WCAG 2.1 na úrovni AA.

Notifikácie adresátom

Upozornenie na novú správu dostane adresát kanálom, ktorý si zvolil: e-mailom, SMS alebo v mobile.

Dlhodobé uchovávanie

Registratúrne záznamy, ktoré treba uchovať, Agendo odovzdá do modulu dlhodobého uchovávania ÚPVS.

Služba alebo vaše servery

Ako službu prevádzkujeme Agendo my. Pri väčších projektoch ho nasadíme aj u vás, s vlastným integračným procesom s NASES.

Ako prebieha zavedenie na úrade

  1. Agendy a zmluva

    Prejdeme s vami konania, ktoré úrad vedie, určíme, ktoré pôjdu elektronicky ako prvé, a uzavrieme zmluvu o službe.

  2. Inštancia a oprávnenia

    Pripravíme samostatnú inštanciu úradu a formuláre eForm. Úrad udelí oprávnenie na zastupovanie a doručí NASES splnomocnenie, ostatné vybavíme my.

  3. Spustenie a podpora

    Po nastavení zastupovania začne Agendo pracovať so schránkou úradu. Zaškolíme referentov a podateľňu a prevádzku zabezpečujeme ďalej my.

Na čo sa pýtajú úrady

Technické otázky radi prejdeme aj s vaším IT oddelením.

Čo všetko z ÚPVS Agendo pokrýva?

Pripojenie na ÚPVS je súčasťou Agenda a úrad ho nerieši sám. Pokrýva prihlásenie cez eID, elektronickú schránku, elektronické aj listinné doručovanie, podpisy a pečate, formuláre eForm, CUET, poplatky, notifikácie a dlhodobé uchovávanie záznamov.

Čo musí úrad urobiť, aby sa pripojil?

Uzavrie s nami zmluvu, udelí PROSIMSI oprávnenie na zastupovanie a doručí NASES splnomocnenie podľa jej vzoru. My pripravíme samostatnú inštanciu úradu, zaregistrujeme ju v našej integračnej bráne a NASES pošleme kontaktné údaje a očakávaný objem komunikácie. Vlastné pripojenie, VPN ani certifikáty úrad nerieši.

Môžeme schránku naďalej otvárať na slovensko.sk?

Schránku úradu spravuje Agendo, preto správy v nej netreba presúvať ani mazať cez web slovensko.sk. Súbežná práca v schránke by narušila spracovanie. Všetko, čo príde, vidia pracovníci v administrácii Agenda.

Čo s adresátmi, ktorí elektronickú schránku nemajú?

Pred odoslaním Agendo overí stav schránky adresáta. Ak nie je aktivovaná na doručovanie, odošle dokument listinne cez centrálne úradné doručovanie. Úrad musí mať túto službu sprístupnenú, o sprístupnenie vám pomôžeme požiadať.

Spracuje Agendo aj podania poslané všeobecným formulárom?

Áno. Prevezme ich zo schránky úradu, overí podpisy a zaeviduje v registratúre. Údaje po poliach má úrad k dispozícii pri formulároch eForm, ktoré pre jeho agendy pripravíme a zaregistrujeme.

Nahradí Agendo našu registratúru alebo agendový systém?

Nie. Agendo sa na ne napája. Pre registratúrne systémy má adaptéry a ostatné systémy úradu sa môžu pripojiť cez API popísané v OpenAPI, s prístupovým tokenom pre daný úrad.

Môže Agendo bežať na našich serveroch?

Áno, pri väčších projektoch. Pripojenie na ÚPVS potom prebieha samostatným integračným procesom s NASES pre váš úrad. Ako služba má každý úrad vlastnú inštanciu s oddelenou databázou.

Ako je chránený prístup k schránke úradu?

Na ÚPVS sa pripája len integračná brána na vyhradenom serveri s vlastnými certifikátmi. Inštancie úradov vlastné pripojenie nemajú a brána každej z nich dovolí konať len v mene jej úradu, na základe oprávnenia, ktoré úrad udelil.

Prejdeme s vami agendy vášho úradu

Dohodnúť konzultáciu +421 918 161 016 obchod@prosimsi.sk